Paano awtomatikong tatanggalin ang mga lumang emails sa gmail

Sa isang kapaligiran sa trabaho, kinakailangan na mapanatili ang isang organisadong inbox upang mapanatili ang kahusayan. Ang isang masikip na inbox ay maaaring patunayan ang isang malaking sakit, lalo na kung pinipilit mong mag-scroll sa mga bundok ng mas matatandang email na hindi mo na kailangan. Sa isang oras, ang mga mas matatandang emails ay maaaring nagsilbi ng isang layunin ngunit mula nang naging karagdagang mga hadlang kapag naghahanap para sa isang tukoy na email.

Tingnan din ang aming artikulo Paano Gumawa ng isang Gmail Alias

"Ang aking inbox ay isang sakuna. Mayroon akong mga email mula sa higit sa dalawang taon na ang nakakaraan. Kailangan ko talagang makuha ito. "

Upang maiwasan ang maraming oras ng pagkonsumo, hindi ko inirerekumenda na subukang tanggalin ang lahat ng iyong mga mas lumang emails nang manu-mano. Sa halip, salamat sa tulong ng mga filter, magagawa mong mapupuksa ang mga emails nang mas mabilis. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang filter maaari mong tanggalin ang mga lumang mensahe batay sa isang tinukoy na frame ng oras. Ang tanging nakikita kong problema sa paggamit ng mga filter ay nalalapat lamang ito sa mga bagong natanggap na mensahe. Maaari kang mag-aplay ng mga filter sa hinaharap upang matiyak na ang pileup ay hindi naganap sa pangalawang pagkakataon ngunit ano ang tungkol sa mga emails na pinupuno ang iyong inbox ngayon?

Awtomatikong Tanggalin ang Mga Mas lumang Email Email

Mayroong ilang mga bagay na sumisid pagdating sa pag-alis ng iyong sarili sa mga mas matanda, hindi na kinakailangang mga email na nagwasak sa iyong inbox ng Gmail. Pupunta ako sa kung paano i-set up ang iyong mga filter, ilapat ang mga ito para magamit sa hinaharap, at kung paano mapupuksa ang lahat ng kasalukuyang mga lumang email gamit ang add-on ng Gmail, Email Studio.

Pag-set up ng Iyong Mga Filter

Una sa una, itakda natin ang iyong mga Filter .

Magsimula:

1. Mag-log in sa iyong account sa Gmail gamit ang mga kinakailangang kredensyal.
2. Hanapin ang icon ng Cog / Gear. Ito ang menu ng Mga Setting ng Gmail at matatagpuan sa tuktok na sulok ng window. Mag-click sa icon na ito at pagkatapos ay piliin ang Mga Setting mula sa drop-down na menu.
3. Mag-click sa tab na "Mga Filter" at pagkatapos ay mag-click sa Lumikha ng isang bagong filter .
4. Sa kahon ng input na "Ay ang mga salita", i-type ang sumusunod - mas matanda_than: x kung saan ang "x" ay ang oras ng mga mensahe na nais mong tanggalin. Ito ay magiging isang numero na sinusundan ng isang liham. Ang mga sumusunod na titik ay nauukol sa takdang oras. Kailangan mong gumamit ng "d" sa mga araw, "w" sa loob ng mga linggo, at "m" sa loob ng maraming buwan. Ang isang halimbawa ay magiging mas matanda_na: 3d kung nais mong tanggalin ang mga email na mas matanda kaysa sa tatlong araw.
5. Susunod, i-click ang Lumikha ng filter gamit ang pindutan ng paghahanap na ito .
6. Punan ang mga kahon na may label na "Tanggalin ito" at "Mag-apply din ng filter sa" gamit ang isang marka ng tseke sa pamamagitan ng pag-click sa mga ito.
7. Sa wakas, i-click ang Lumikha ng filter upang masaksihan ang lahat ng iyong mas matatandang email, batay sa petsa na itinakda mo lamang, ilipat mula sa iyong inbox sa iyong folder ng basurahan.

Kapag tinanggal ang mga mensahe sa Gmail, hindi kaagad nawawala sa pagkakaroon nito. Sa halip, maaari mong makita ang mga ito sa iyong folder ng Trash. Nangangahulugan ito na mabibilang pa rin ang mga emails laban sa iyong pangkalahatang kapasidad ng data. Upang maalis ang mga ito sa kabuuan, maaari mong hintayin na awtomatikong tanggalin ng Gmail ang mga ito pagkatapos ng 30-araw o tanggalin ang lahat ng iyong sarili ngayon. Upang maisagawa ang huli, mag-click sa folder ng Trash at pagkatapos ay i-click ang link na Walang laman na Basura Ngayon .

Filter Para sa Hinaharap na Pagtanggal (Re-application)

Ang pamagat ng artikulong ito ay pagharap sa awtomatikong pagtanggal. Sa kasamaang palad, ang mga filter ay hindi maaaring awtomatikong ma-trigger. Kailangan mong bumalik at muling ilapat ang filter sa iyong kasalukuyang inbox.

Upang mag-apply muli ng isang filter:

1. Bumalik sa iyong Mga Setting sa pamamagitan ng pag-click sa Cog / Gear na icon sa kanang tuktok ng window ng Gmail at pagpili ng Mga Setting mula sa drop-down.
2. I-click ang tab na "Mga Filter".
3. Dahil nakagawa ka na ng isang filter dati, maaari mo na ngayong mag-click sa I-edit, na matatagpuan sa tabi ng filter na iyon. Kung dati kang lumikha ng maraming mga filter, madali mong mahanap ang gusto mo dahil ang mga pamantayan para sa bawat filter ay ipapakita.
4. I-click ang Magpatuloy sa seksyon na lilitaw sa iyong mga pamantayan sa paghahanap. Ito ay magiging isang screen na katulad ng sa isang lumitaw kapag na-set up mo ang orihinal na filter.
5. Kapag muli mag-apply ng isang marka ng tseke sa kahon sa tabi ng "Mag-apply din ng filter sa."
6. Sa oras na ito, upang maisaaktibo ang filter, i-click ang Filter filter . Ang lahat ng iyong mga mas matatandang email, na nakatakda sa tinukoy na time frame, ay ngayon ay palabas sa folder ng Trash .

Email Studio

Ang Email Studio ay may isang mahusay na tampok na awtomatikong tatanggalin ang lahat ng iyong mas matatandang emails mula sa isang tinukoy na nagpadala o ang mga matatagpuan sa isang tiyak na folder. Ang built-in na tampok na Auto-Purge ay makakatulong na mapanatiling maayos ang iyong mailbox ng Gmail na humahantong sa isang mas mahusay na kapaligiran sa trabaho.

Sa Email Studio, maaari kang mag-archive at mag-apply ng "Mark as Read" sa lahat ng mga email na kasalukuyang nasa iyong inbox na naroroon nang higit sa tatlong buwan. Pinapayagan ka nitong permanenteng alisin ang lahat ng mga email mula sa iyong mga folder ng Trash at Spam awtomatikong pagkatapos ng dalawang araw. Bilang isang dagdag na idinagdag na bonus, ang Auto-Purge ay may kasamang tampok na hindi nag-unsubscribe sa email na makakatulong sa iyo na madaling alisin ang iyong email address mula sa alinman sa mga listahan ng mga pesky na newsletter. Mayroon ding maraming higit pa sa pagdaragdag na may kakayahang ngunit pakiramdam ko na ang mga nabanggit na i-highlight nang eksakto kung ano ang kailangan namin para sa artikulong ito.

Ang pangunahing pakete ay libre upang magamit ngunit upang masulit ang produkto, ang isang premium na bersyon ay inaalok sa $ 29 na taunang tag ng presyo. Papayagan ka ng pag-upgrade na lumikha ka ng maraming mga hanay ng mga patakaran sa paglilinis at may kasamang isang email scheduler, pasulong, at isang auto-responder.

Pag-setup at Paganahin ang Auto-Purging sa Gmail

Malinaw, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay i-download at i-install ang Email Studio add-on. Kapag nakamit na, magagawa mong makita ang icon ng Email Studio sa kanang sidebar kapag binuksan mo ang alinman sa iyong mga mensahe sa email ng Gmail.

Upang magamit ito:

1. Buksan ang Email Studio add-on at mag-log in gamit ang iyong account sa Gmail.
2. Makakakita ka ng isang listahan ng mga pagpipilian. Mula sa mga pagpipiliang iyon, piliin ang tool na "Email Cleanup".
3. Pagkatapos, mag-click sa Magdagdag ng bagong panuntunan upang mag-set up ng isang patakaran (uri ng tulad ng ginawa mo sa mga Filter ).
4. Mayroong dalawang bahagi upang mag-set up ng isang patakaran - kakailanganin mong tukuyin ang isang kondisyon at pagkatapos ay isang aksyon. Mag-isip ng "sanhi at epekto". Ang aksyon ay mag-trigger sa sandaling natukoy ang tinukoy na kondisyon.
5. Upang magtakda ng isang kondisyon, magagawa mong gumamit ng mga advanced na mga parameter ng paghahanap sa loob ng Gmail tulad ng newer_than o may: kalakip o mas malaki_than . Gamitin ito upang matulungan kang makahanap ng eksaktong tugma hanggang sa mga email ng Gmail na nais mong i- archive, ipadala sa Trash, o lumipat sa ibang folder.
6. Kapag nilikha ang isang patakaran, i-click ang pindutan ng I- save . Ang Email Studio ay tatakbo ngayon sa background, nagsasagawa ng isang run-check bawat oras na isinasagawa ang tinukoy na pagkilos kapag natutugunan ng isang email ang mga kundisyon na nauugnay dito. Hindi mo na kailangang gawin nang manu-mano nang manu-mano.