Tinanong ako ng ibang araw sa pagpapakita ng isang tao kung paano gamitin ang Gmail at hindi ito ang unang beses na narinig ko. Ang tanong ay 'Paano ako gagawa ng mga kopya ng mga draft sa Gmail upang hindi tumagal upang tumugon sa mga customer?' Habang sinusubukan kong regular na sagutin ang mga katanungan dito sa TechJunkie, naisip ko na ito ay isang punong kandidato.
Tingnan din ang aming artikulo Paano Mag-order ng Gmail Ayon sa Laki
Ang hinihiling ng tanong ay higit pa tungkol sa mga template ng email kaysa sa pag-save ng mga kopya ng isang draft. Nagpapakita ako sa isang tao kung paano mag-set up ng mga autoresponder at label para sa kanilang bagong email sa negosyo. Nais nila ang ilang mga email ng boilerplate na ipadala sa mga kliyente upang mapanatili ang mga ito sa loop nang hindi nababalot ng admin sa buong araw. Ang sagot ay upang lumikha ng mga template ng email.
Maaari kang lumikha ng mga kopya ng mga ito at panatilihin ang mga ito bilang mga draft kung gusto mo ngunit marami kang magagawa sa mga template.
Mga template ng email
Ang mga template ng email ay isang pag-save na biyaya ng lahat ng maliliit na may-ari ng negosyo o sa mga nakakakita ng kanilang mga sarili na nagsasabi ng parehong mga bagay sa parehong uri ng mga email. Ginamit ko ang mga ito mula pa noong sinimulan ko ang aking sariling mga negosyo at nai-save nila ako ng maraming daan-daang oras sa mga nakaraang taon.
Maaari ring gawing mas propesyonal ang mga template ng email. Maaari kang tumugon nang mas mabilis at isang simpleng 'Salamat sa iyong email, ang isa sa aming koponan ay makikipag-ugnay sa iyo nang direkta sa loob ng 24 na oras' ay maaaring gumawa ng isang pakiramdam ng isang customer na pinahahalagahan. Isinasaalang-alang kung gaano kadali itong gawin, inirerekumenda kong gamitin ang mga ito.
Paano ako makakalikha ng mga template ng email sa Gmail?
Mga tawag sa mga template ng Gmail Mga de-latang Mga Tugon at kailangan mong paganahin ang tampok bago mo magamit ang mga ito. Kapag tapos na, maaari kang lumikha ng maraming mga email template hangga't gusto mo.
- Buksan ang Gmail at mag-log in.
- Piliin ang icon ng cog menu sa kaliwang kaliwa at piliin ang Mga Setting.
- Piliin ang tab na Labs.
- I-tog ang Mga de-latang tugon (template) upang Paganahin.
- Piliin ang I-save ang mga pagbabago sa ilalim ng pahina.
Ngayon pinagana ang tampok na maaari naming simulan upang lumikha ng mga template. Ginagawa mo iyon mula sa Inbox sa Gmail kaya't sa susunod kami magtungo.
- Piliin ang Gumawa ng email mula sa iyong Inbox.
- Lumikha ng email na nais mong likhain tulad ng karaniwang gusto mo.
- Piliin ang kulay-abo na arrow sa kanang ibaba ng email window.
- Piliin ang mga de-latang tugon at Bagong de-latang tugon.
- Bigyan ito ng isang makabuluhang pangalan at piliin ang OK upang makatipid.
Kapag na-save mo ang iyong de-latang tugon maaari mong ligtas na tanggalin ang draft.
Kapag iginuhit ang iyong de-latang tugon, kailangan mong balansehin ang personal na ugnayan sa pagiging sapat na pangkaraniwan na hindi mo masasaktan ang sinuman. Nangangahulugan ito alinman sa pag-iwan ng mga bagay tulad ng mga pangalan at mga petsa sa labas ng email at palitan ito ng mga timescales. O maaari mong idagdag ang mga personal na pagpindot sa pamamagitan ng kamay bago ipadala. Ang huli ay lalong kanais-nais dahil ang personal na ugnay ay lumilikha ng isang relasyon na maaari mong itayo. Hindi laging posible kahit na kaya kailangan mong gamitin ang iyong paghuhusga.
Gamit ang iyong email template
Ngayon nilikha mo ang iyong email template, o de-latang tugon, oras na upang magamit ito. Kapag natanggap mo ang iyong unang pagkakataon na magamit ang template, gawin ito:
- Piliin ang Sumagot mula sa loob ng email na nais mong tumugon.
- Piliin ang kulay-abo na arrow sa kanang ibaba ng screen.
- Piliin ang mga de-latang tugon at piliin ang tugon na nilikha mo.
- Magdagdag ng isinapersonal na data upang gawing nauugnay ang email.
- Ipadala.
Maaari mong gawin ang parehong bagay sa pamamagitan ng paggamit ng Gumawa at paglikha ng isang sariwang email ngunit nahanap ko ang paraan ng pagtugon nang mas mabilis.
Gamit ang iyong de-latang tugon bilang isang email autoresponder
Ang pagkuha ng email template ng isang hakbang pa, paano ang tungkol sa pag-set up ng isang de-latang tugon bilang isang autoresponse sa isang papasok na email. Kailangan mong panatilihin ang iyong de-latang pagtugon generic ngunit ito ay isang mahusay na paraan upang kilalanin ang mga order o query at bumuo ng isang mahusay na relasyon sa iyong customer.
- Buksan ang Mga Setting sa loob ng Gmail at piliin ang tab na Mga Filter.
- Piliin ang link ng Lumikha ng isang Bagong Filter ng teksto.
- Lumikha ng isang pamantayan upang ma-trigger ang filter. Ito ay malamang na maging kakaiba sa iyo kaya pumili ng isang bagay na gumagana.
- Piliin ang Gumawa ng filter gamit ang paghahanap na ito sa kanang ibaba ng window.
- Piliin ang Magpadala ng de-latang tugon at ang tugon na nais mong gamitin.
- Piliin ang Filter filter.
Ngayon tuwing natutugunan ang mga pamantayan ng filter, awtomatikong ipapadala ng Gmail ang iyong de-latang tugon. Ito ay mainam para sa mga pagkilala o pag-update at maaaring itakda upang mag-trigger sa maraming paraan. Imposible para sa akin na ilista ang lahat ng ito dito ngunit makikilala mo ang isang pattern sa iyong mga email na maaari mong magamit. Halimbawa, ang lahat ng mga email ay ipinadala sa iyong '' email address o anumang email na naglalaman ng salitang 'Order'. Nakuha mo ang ideya.
