Ang Google Docs ay isang rebolusyonaryo na paraan upang pamahalaan ang mga file at dokumento sa modernong panahon. Pinapayagan ka nitong agad na makipagtulungan sa iba't ibang mga gumagamit habang nagbibigay din ng pag-access sa impormasyon mula sa anumang aparato na may koneksyon sa internet.
Tingnan din ang aming artikulo Paano Tanggalin ang Lahat ng Mga Dokumento sa Google Docs
Gayunpaman, kapag nagtatrabaho sa Google Docs - lalo na kung pinamamahalaan mo ang mga file na ito araw-araw - mahalaga na panatilihin mong hindi kapani-paniwalang maayos. Kung hindi mo, mapanganib mo ang pagkawala ng mahahalagang data at pag-aaksaya ng oras sa paghahanap para sa mga bagay na maaari mong matagpuan kaagad.
Upang makatulong sa samahan sa Google Docs, nais mong gumamit ng mga folder. Ang mga folder ay mahusay dahil tinutulungan ka nilang mag-grupo ng iba't ibang mga ideya ng paksa sa isang digital na segment. Maaari mong gamitin ang mga ito upang ayusin ayon sa lugar ng trabaho, konsepto, kategorya, at marami pa. Gayunpaman, ang Google Docs ay hindi maaaring lumikha mismo ng mga folder. Sa halip, talagang nililikha mo ang mga ito sa loob ng Google Drive - isang sistema na direktang nakatali sa iba pang software ng Google. Huwag mag-alala; ang proseso ay hindi pa rin kapani-paniwalang simple.
Sa gabay na ito, ipapakita namin sa iyo kung paano gumawa ng isang folder sa Google Drive upang ayusin ang iyong mga Google Docs.
Paano Gumawa ng isang Folder Sa Google Drive
Upang makagawa ng isang folder sa Google Drive, nais mong buksan ang iyong ginustong browser. Pagkatapos, mag-navigate sa Google Drive, mag-sign in, at magkakaroon ka ng access sa lahat ng iyong mga file at dokumento sa harap mo.
Mula rito, maaari ka ring lumikha ng isang bagong dokumento upang ayusin o pumili ng mga mayroon ka nang kailangang mailagay.
In-Document Organization
Kung nasa dokumento ka ng Google Docs, maaari kang magtungo sa folder ng key sa tabi ng pamagat. Mula doon, bibigyan ka ng pagpipilian upang pangalanan ang isang bagong folder o idagdag ang dokumento sa isang umiiral na. Kung nais mong magdagdag sa isang umiiral na, mag-click sa itinalagang folder at piliin ang "Ilipat Dito" at ang dokumento ay mailalagay sa puwang ng digital na may hawak.
Out-of Document Organization
Tulad ng alam mo, namamahala ang Google Drive ng Google Docs, Google Sheets, at Google Slides. Pinapayagan ka nitong ayusin ang lahat ng tatlo sa mga segment na ito at mga ideya sa paksa sa isa.
Kapag nasa Google Drive ka ngunit wala sa anumang tukoy na dokumento, pupunta ka sa isang listahan ng lahat ng iyong mga file. Upang ayusin ang mga ito, pumunta sa kaliwang tuktok at piliin ang pindutan ng "Bago". Mula sa listahan ng drop-down na iyon, mag-scroll pababa sa "Folder" na segment, at lilitaw ang isang bago. Pangalanan ang folder, at lalabas ito sa iyong listahan ng mga dokumento.
Inilalagay ng listahan ang mga folder na mas mataas kaysa sa mga file, kaya tandaan mo ito. Sa menu na ito, mayroon kang ilang iba't ibang mga pagpipilian para sa samahan. Maaari mong i-drag ang iyong data sa tuktok ng mga folder, at ilalagay ito sa kanila. O, maaari mong mag-click sa isang file at piliin ang "Ilipat-To, " at magbibigay ito ng isang listahan ng mga folder na maaari mong ilipat ang dokumento.
Parehong hindi kapani-paniwalang mabilis, at ang bawat paraan ay gagawin nang tumpak kung ano ang kailangan mong gawin: ayusin ang iyong mga file at mga dokumento.
Pamamahala ng mga Folder
Kapag naisaayos na ang iyong mga file, maaari kang magpasok ng isang bagong antas ng pag-tid up: pag-aayos ng mga folder.
Maaari mong kopyahin at i-paste ang mga folder, ilipat ang mga ito sa mga sub-folder, tanggalin ang mga ito, at higit pa. Upang pamahalaan ang isang folder, mag-click lamang sa kanan sa listahan at piliin ang alinmang pagpipilian na gusto mo mula sa nagreresultang drop-down box.
Ginagawang madali din ng mga folder na ibahagi ang mga pangkat ng mga dokumento sa iba pang mga gumagamit. Sa halip na ibahagi ang bawat file nang mag-isa, maaari kang lumikha ng isang folder upang mag-tumpok ng iba't ibang mga dokumento sa loob at payagan ang iba na pamahalaan ito. Sa pamamagitan ng pagbabahagi ng link na iyon, ang mga gumagamit na may pag-access ay maaaring mag-upload ng mga bagong dokumento, ma-access ang iba, at higit pa sa real time. Hindi mo na kailangang maghintay para sa isang dokumento upang mai-upload at pagkatapos ay ibahagi ito nang manu-mano pagkatapos maghintay ng lahat ng oras na iyon - isang karaniwang reklamo sa mga madalas na mga tagabahagi ng Google Drive.
Panlabas na Kakayahan
Maaari mo ring buksan ang mga folder ng Drive sa iba pang mga application tulad ng business chat app, Slack o ang pamamahala ng app, Airtable. Ang mga folder ay maaaring magkaroon ng iba't ibang mga kulay, at maaari mong i-star ang mga ito para sa mas madaling pag-access. Ang mga posibilidad para sa pag-aayos ng iyong mga file sa Google Drive ay walang katapusang.
Ngayon alam mo kung paano ayusin ang iyong mga file ng Google Drive, siguraduhin na gumugol ka ng kaunting oras upang maisip ang pinakamahusay na proseso para sa iyo. Ang ilang mga tao tulad ng iba't ibang mga folder para sa lahat, habang ang iba ay ginusto ang mga bukol na malalaking grupo sa isang folder na may mga subfolder sa loob nito. Alinmang paraan, ang kamangha-manghang sistema ng samahan ng Google Drive ay magbibigay sa iyo ng mga tool upang mapanatili ang pasulong ng iyong trabaho sa halip na gumastos ng oras sa paghahanap ng iba't ibang mga dokumento at file.
