Ang pamamahala ng mga dokumento ay isa sa pinakamahalagang bagay sa SharePoint. Sa negosyo, ang mga dokumento ay madalas na umuusbong na mga bagay. Maaari silang magsimula sa OneDrive for Business at magtatapos sa Team Site ng samahan. Ang mga dokumento ay madalas na nagbabago ng mga lokasyon kaya alam ang ins at labas ng paglipat ng dokumento sa SharePoint ay kritikal.
Maramihang Mga Paraan na Gawin Ito
Mabilis na Mga Link
- Maramihang Mga Paraan na Gawin Ito
- 1. File Explorer
- 2. Ilipat sa / Kopyahin sa
- 3. Pamahalaan ang Nilalaman at Istraktura
- 4. Nilalaman Organizer
- 5. Tool ng Pagbabahagi ng Pagbabahagi ng SharePoint
- 6. Mga Produkto ng Pangatlong-Party
- 7. Pasadyang Solusyon
- Piliin ang Iyong Paraan
Alam ng lahat na nagtrabaho sa SharePoint na maraming mga paraan upang magawa ang isang partikular na gawain. Ang paglipat ng mga dokumento ay walang pagbubukod. Natapos mo rin ang paggamit ng File Explorer o Migration Tool ay nakasalalay sa isang bilang ng mga kadahilanan, tulad ng bilang ng mga dokumento na inilipat, ang kahalagahan ng pagpapanatili ng kasaysayan ng bersyon, metadata, at marami pa.
1. File Explorer
Upang ilipat ang isang dokumento gamit ang File Explorer, buksan ang parehong mga aklatan ng target at pinagmulan ng dokumento (hindi mahalaga kung pareho ito ng site). Piliin ang File Explorer sa drop-down menu. Binubuksan nito ang isang view ng explorer para sa bawat isa sa mga aklatan. Gumamit ng drag - & - drop upang ilipat ang mga item sa pagitan ng dalawang view ng explorer.
Maaari mong ilipat ang parehong mga folder at mga file at mapanatili ang mga uri ng nilalaman kung ang parehong pinagmulan at target na lokasyon ay tinukoy ang mga uri ng nilalaman. Ang pamamaraang ito ay nagpapanatili din ng pasadyang metadata kung ang parehong mapagkukunan at lokasyon ng target ay tinukoy gamit ang parehong metadata.
Gayunpaman, ang proseso ay manu-mano at ito ay higit pa sa isang kopya kaysa sa isang paglipat, na nangangahulugang kailangan mong tanggalin ang mga mapagkukunan na item pagkatapos lumipat. Hindi ito panatilihin ang kasaysayan ng bersyon o ang nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga katangian.
2. Ilipat sa / Kopyahin sa
Bagaman kapaki-pakinabang at simple, ang Lipat sa at Kopyahin sa mga utos ay magagamit lamang sa SharePoint Online. Pinapayagan ka ng pagpipiliang ito na ilipat ang mga dokumento mula sa OneDrive para sa Negosyo o SharePoint sa isang patutunguhan sa SharePoint o OneDrive. Piliin ang file at i-click ang alinman sa dalawang utos. Ang Lipat sa pagpipilian ay lilipat ang iyong dokumento na may metadata at proteksyon ng kasaysayan ng bersyon sa ibang folder sa loob ng parehong library, sa ibang library, o sa ibang site.
Ang pamamaraan na ito ay perpekto para sa mga end user, dahil ito ay simple at prangka. Pinapayagan ka nitong kopyahin at ilipat ang parehong mga file at folder. Ang pinakamainam na bagay ay nananatili itong mga uri ng nilalaman, pasadyang kasaysayan ng bersyon ng metadata, at ang nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga katangian. Ang Kopyahin upang mag-utos, gayunpaman, nananatili lamang sa pinakabagong bersyon - ang pangunahing downside ay malinaw na ang katunayan na ang pamamaraang ito ay eksklusibo sa SharePoint Online.
3. Pamahalaan ang Nilalaman at Istraktura
Kung pinagana mo ang tampok na imprenta ng imprastraktura ng SharePoint Server, makakakita ka ng isang link na Pamahalaan ang Nilalaman at Istraktura kapag nag-navigate ka sa Site Administration . Gamit ang tampok na ito, maaari mong ilipat / kopyahin ang mga dokumento. Ito ay isa sa mga pinakamahusay na hacks na makakatulong sa iyo na ilipat ang maraming mga dokumento nang sabay-sabay habang pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon, nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga katangian. Ang uri ng nilalaman at metadata ay napanatili din gamit ang pamamaraang ito.
Gayunpaman, kailangan mong i-on ang tampok sa pag-publish. Kahit na pagkatapos, hindi mo magagawang ilipat ang maraming mga folder. Marahil ang pinakamalaking pagbabagsak ng pamamaraang ito ay kailangan mong maging isang may-ari ng site upang magamit ito. Oh, at gumagana lamang ito sa loob ng isang site.
4. Nilalaman Organizer
Isaaktibo lamang ang tampok na Nilalaman ng Organisador at pagkatapos ay piliin ang mga patakaran sa pagruta na nais mong gamitin at ilagay ang dokumento na nais mong ilipat sa drop-off library. Pinapayagan ka ng pamamaraang ito na ilipat ang mga dokumento sa anumang iba pang site. Ito ay tumatagal ng ilang sandali upang i-configure, ngunit kailangan mo lamang gawin ito nang isang beses. Pinapanatili din nito ang mga uri ng nilalaman at pasadyang metadata.
Habang hindi nito pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon at nangangailangan ng isang admin, mayroon itong kapaki-pakinabang na tampok na nagbibigay-daan sa iyo upang i-ruta ang iyong dokumento sa isang folder.
5. Tool ng Pagbabahagi ng Pagbabahagi ng SharePoint
Alam ng Microsoft na ang paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay maaaring medyo mahirap. Ito ang dahilan kung bakit dumating ang kumpanya gamit ang libreng SharePoint Migration Tool. Hinahawak ng tool na ito ang lahat mula sa maliit hanggang sa malakihang paglipat na maaaring magsama ng mga file, folder, at kahit na mga listahan mula sa iyong site ng SharePoint. Ang mga item ay inilipat sa OneDrive o SharePoint.
Ang pinaka maliwanag na pakinabang ng pamamaraang ito ay ang kakayahan ng tool upang mahawakan ang malalaking paglipat. Ito ay napaka napapasadyang at nagpapanatili ng kasaysayan ng bersyon. Gayunpaman, hindi ito katugma sa mga bersyon ng SharePoint bago ang 2013. Sa kaibahan, ang ilang mga produkto ng paglilipat ng third-party ay higit na napapasadya.
6. Mga Produkto ng Pangatlong-Party
Karamihan sa kalidad ng mga produkto ng paglilipat ng dokumento ng third-party ay hindi libre, ngunit may posibilidad silang magsagawa ng fantastically, lalo na para sa mga malalaking scale. May posibilidad silang maging scalable at lubos na napapasadyang. Karamihan sa mga produktong ito ay may kakayahang mapanatili ang lahat, kabilang ang mga uri ng nilalaman, metadata, lahat ng mga pag-aari, at kasaysayan ng bersyon.
Sa kabilang banda, ang pamamaraang ito ay nagkakahalaga ng pera. Kapag isinasaalang-alang mo ang katotohanan na nagbabayad ka para sa isang tool na makakatulong sa iyo na ilipat ang mga dokumento, magsisimula kang magtaka kung bakit hindi pa dumating ang SharePoint sa isang pagpipilian na madaling gamitin. Ang isa pang downside dito ay ang mga produkto ng third-party ay nangangailangan ng isang admin upang mai-configure at patakbuhin ang mga ito.
7. Pasadyang Solusyon
Sa wakas, maaari mong code ang iyong sariling pasadyang solusyon sa pamamagitan ng iba't ibang mga pamamaraan tulad ng REST API. Ang katapusan ng gumagamit ay hindi kailangang mag-ruta ng anupaman, maaari mong ipasadya hangga't gusto mo, at maaari mong tiyakin na ang lahat ay mananatili sa loob ng mga dokumento. Sa kabilang banda, kailangan mong mag-code at gumugol ng ilang oras sa pagsulat at pagpapanatili ng code, na maaaring lalo na nakakalito sa oras ng pag-update ng produkto.
Piliin ang Iyong Paraan
Mayroong higit pang mga pamamaraan para sa paglipat ng mga dokumento sa SharePoint, ngunit dapat itong masakop ang karamihan sa iyong mga pangangailangan. Isaalang-alang kung ano ang kailangan mo, at sa lalong madaling panahon malalaman mo mismo kung aling pamamaraan ang gagamitin para sa bawat isa.
Alin sa mga pamamaraang ito ang gusto mo? Gumamit ka ba ng higit sa isa? Pag-usapan.
