Madalas mo bang nakikita ang iyong sarili na kailangang mag-type ng isang email nang maraming beses sa isang hilera upang maaari mo itong ipadala nang paisa-isa sa maraming mga contact? Kung gayon, ang isang auto-responder ay maaaring maging isang mahusay na solusyon. Pinapayagan ka nitong magtakda ng isang auto-reply na ipapadala bilang tugon sa lahat ng papasok na mail.
Maraming mga sitwasyon kung saan maaaring mangyari ito. Kung wala ka sa opisina, kung para sa isang tanghalian na pahinga o isang bakasyon, maaari itong maging isang mahusay na paraan ng pagtugon sa koreo nang hindi talaga kailangang gawin.
Paano Ito Gumagana?
Gumagamit ang OS X Mail ng iba't ibang mga panuntunan at pamantayan ng email upang makabuo ng mga awtomatikong tugon. Kung naayos mo nang maayos ang lahat ng mga parameter, maaari kang magkaroon ng isang napaka-kakayahang umangkop na paraan ng pagtugon sa papasok na mail kapag malayo ka sa iyong mga aparato.
Maaari kang mag-set up ng iba't ibang pamantayan na kailangang matugunan upang maipadala ang mensahe. Maaari kang pumili upang tumugon sa lahat ng mail o sa mga tukoy na address lamang na iyong ipinasok. Bilang karagdagan, maaari ka ring lumikha ng iba't ibang mga mensahe para sa iba't ibang mga kategorya ng mga nagpadala, upang ang lahat ay makatanggap ng isang naaangkop na tugon.
Paano Mag-set up ng isang Auto-Responder
Sa kabutihang palad, ang pag-set up ng tampok na ito ay hindi isang mahirap na gawin. Sigurado, maaaring kumplikado ito sa una, ngunit panigurado na magagawa mo ito kahit na hindi ka isang tech-savvy na tao. Narito ang mga hakbang na kailangan mong sundin:
- Buksan ang Mail app, pagkatapos ay pumunta sa menu na 'Mail' at piliin ang 'Mga Kagustuhan'.
- Kapag nakita mo ang tab na 'Rules', mag-click sa 'Magdagdag ng Rule'.
- Sa ilalim ng 'Deskripsyon', isulat ang pangalan ng auto-responder sa isang paraan na magpapahintulot sa iyo na madaling makilala ito sa iba. Halimbawa, maaari kang mag-type sa 'Bakasyon ng Auto-Sagot'.
- Piliin ang pamantayan na dapat matugunan. Maaari mong piliin kung ang lahat ng pamantayan ay kailangang matugunan o isa o higit pa sa mga itinakda mo.
Ang pamantayan na iyong itinakda ay matukoy ang mga tatanggap ng auto-reply. Halimbawa, maaari mong piliin ang 'Ang bawat Mensahe' upang tumugon sa lahat ng papasok na mail na may parehong mensahe. Maaari ka ring magtakda ng isang tukoy na address sa pamamagitan ng pag-type sa email address na nais mong tumugon.
Sa itaas nito, maaari mong piliin ang iyong mga contact, nakaraang mga nagpadala, o VIP bilang mga tatanggap ng auto-reply.
- Sa ilalim ng setting na 'Gawin ang sumusunod na aksyon', piliin ang 'Sumagot sa Mensahe' at pagkatapos ay mag-click sa 'Sagot ng text message'.
- Kapag nagta-type ng mensahe, siguraduhing isama ang lahat ng kinakailangang impormasyon. Kung nagbabakasyon ka, ipaalam sa mga tao kung kailan maaari nilang asahan ang isang tawag mula sa iyo. Kung hindi ka nagtakda ng isang tiyak na kategorya ng mga tatanggap, siguraduhing huwag ipakita ang labis na personal na impormasyon.
- Kapag nasiyahan ka sa iyong mensahe, i-click ang 'OK'. Kung tatanungin ka ng app na 'Gusto mo bang ilapat ang iyong mga patakaran sa mga mensahe sa mga napiling mailbox?' piliin ang 'Huwag Mag-apply', dahil maiiwasan ito mula sa pagpapadala ng posibleng daan-daang mga tugon ng email sa iyong umiiral na mga pag-uusap.
Pagkatapos mong magawa, maaari mong ipadala ang iyong sarili ng isang email upang matiyak na gumagana ang auto-responder. Kung nais mo, maaari ka ring lumikha ng mas kumplikadong mga patakaran na may mga tukoy na petsa, mail mula sa mga napiling domain, at marami pa.
Paano Hindi Paganahin ang isang Auto-Responder
Kung hindi mo na kailangan ang auto-responder, maaari mo itong huwag paganahin sa ilang mga pag-click lamang. Narito ang kailangan mong gawin:
- Sa loob ng Mail app, pumunta sa 'Mail' at pagkatapos ay mag-click sa 'Mga Kagustuhan'.
- Pumunta sa 'Rules' at alisan ng tsek ang kahon sa tabi ng auto-responder na nilikha mo.
Kung hindi mo ito gagawin, ang auto-responder ay mananatiling aktibo hangga't pinagana ito at bukas ang Mail app. Maaari itong lumikha ng pagkalito, kaya siguraduhin na huwag paganahin ang tampok na ito sa sandaling sigurado ka na hindi mo na ito kailangan.
Ang Pangwakas na Salita
Ang auto-responder ay isang mahusay na tampok na ginagawang mas madali ang paghawak ng papasok na mail. Kung susundin mo ang mga hakbang na inilarawan sa itaas, dapat ay wala kang mga isyu na nagpapagana nito sa iyong Mac. Kapag nagawa mo, maaari mong tamasahin ang layo mula sa iyong email at hayaan ang app na gawin ang gawain.
Kahit na ito ay pinaka-malawak na ginagamit para sa trabaho, ang tampok na ito ay maaaring maging madaling gamitin para sa personal na mail din. Bukod sa auto-responder lamang, maraming iba pang mga kapaki-pakinabang na patakaran at pamantayan na maaari mong ilapat. Maaari kang pumili upang awtomatikong tanggalin ang mail, magsagawa ng ilang mga aksyon sa mga tiyak na petsa, awtomatikong ipasa ang ilang mga mensahe, at marami pa.
Huwag mag-atubiling dumaan sa lahat ng magagamit na mga patakaran upang mahanap ang mga magbibigay-daan sa iyo upang i-automate ang iyong email sa paraang pinakamahusay na angkop sa iyong mga pangangailangan.
