Hindi mo ba kinamumuhian ito kung nais mong mag-alis ng ilang araw at patuloy kang nakakakuha ng mga toneladang email at tawag sa telepono mula sa mga kliyente o katrabaho? Sigurado, maaari mong ipaalam sa ilan sa kanila na malayo ka, ngunit paano kung hindi nila suriin ang kanilang mga inbox?
Tingnan din ang aming artikulo Paano Upang Awtomatikong Ipasa ang isang E-mail sa Outlook
Hindi ka maaaring makipag-usap sa lahat kahit na habang nagtatrabaho ka, mag-isa sa panahon ng iyong oras. Gayunpaman, ang mga pagkakataon ay makakakuha ka pa rin ng pagsabog ng mga email na may kaugnayan sa trabaho kahit na nasa bakasyon ka. Sa kabutihang palad, mayroong isang paraan upang ipaalam sa lahat na hindi ka magagamit sa isang tiyak na oras.
Pag-set up ng isang Auto-Responder
Kung gumagamit ka ng Microsoft Outlook, mayroong isang napaka-simpleng pamamaraan na maaari mong gamitin upang maiiwasan ang mga tao. Ito ay tinatawag na Auto-Responder. Ano ang mahalagang gawin nito ay magpadala ng isang paunang na-program na tugon sa sinumang makipag-ugnay sa iyo sa iyong oras.
Maaari itong mai-set up ng ilang minuto, oras, o kahit na mga araw o buwan nang maaga. Ang pagpapadala ng isang auto-reply ay maaaring matiyak na hindi ka makakatanggap ng dose-dosenang mga abiso sa nauugnay sa trabaho araw-araw, kung gumagastos ka ng kalidad ng oras sa iyong pamilya o wala ka sa ilang maaraw na beach.
Narito kung paano mo mai-set up ang Auto-Responder sa Outlook at i-off ito kapag hindi na kinakailangan.
Pag-setup ng Awtomatikong
- Mag-click sa pindutang Magpadala ng Awtomatikong Tugon.
- Suriin ang pagpipilian lamang na Ipadala Sa This This Range Range sa tseke.
- Mag-input ng isang petsa ng pagsisimula at petsa ng pagtatapos upang bigyan ang iyong awtomatikong tugon sa mga kinakailangang mga parameter. Gamitin ang mga patlang ng Panimula at Pagtatapos ng oras kapag ginagawa ito.
Napansin mo siguro na mayroong dalawang mga tab:
- Sa loob ng Aking Samahan
- Sa labas ng Aking Organisasyon
Ang pag-click sa patlang ng Inside My Organization ay mag-udyok sa lahat ng mga tugon ng awtomatikong maipadala sa mga email address na nakarehistro sa samahan na iyong pinagtatrabahuhan (hal. Iyong unibersidad o kumpanya). Ang kailangan mo lang gawin ay ang pag-type sa iyong mensahe at i-click ang OK upang i-save ito.
Ang opsyon na Outside My Organization ay inilaan para sa mga panlabas na email address. Narito kung paano mo magagamit ito upang mag-set up ng isang awtomatikong tugon:
- Una, piliin ang tab sa labas ng Aking Organisasyon.
- Suriin ang pagpipilian ng Auto-Sagot para sa mga tao sa labas ng iyong samahan. Maaari itong itakda upang magpadala ng mga email sa mga personal na contact lamang o sa lahat na nasa labas ng samahan.
- Ipasok ang mensahe sa kahon ng teksto at i-edit ito alinman sa gusto mo.
- Magtakda ng oras ng pagsisimula at oras ng pagtatapos tulad ng gagawin mo para sa mga sagot sa loob ng bahay.
- I-click ang OK upang i-save ang mensahe.
Ano ang Tungkol sa Proseso ng Deactivation?
Upang ma-deactivate ang iyong mga tugon sa labas ng opisina, kailangan mong sundin ang isang simpleng pamamaraan. Una, dapat mong mag-click sa tab na File, kung gayon ang tab na Impormasyon, at pagkatapos ang pindutan ng Awtomatikong Tugon.
Bibigyan ka ng dalawang pagpipilian upang tiktik:
- Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon
- Magpadala ng awtomatikong mga tugon
Piliin ang unang pagpipilian at ang awtomatikong tampok na tugon ay isara. Kailangan mong gawin ito para sa parehong mga panloob na tugon.
Ang Pangwakas na Salita
Tandaan na kung nais mong ipagpatuloy ang pagpapadala ng mga awtomatikong tugon sa mga tao, kailangan mong mag-set up ng isang bagong petsa at oras. Kung naka-off ang tampok, kailangan mong muling bawiin ang mga hakbang sa pag-deactivation at piliin ang pagpipilian na Magpadala ng Awtomatikong Tugon. Hahayaan ka nitong i-edit ang mga patlang ng saklaw ng oras pati na rin itakda ang papalabas na mensahe.
