Paano mag-setup ng isang auto-reply sa pananaw

Ang email ay talagang mahalaga para sa trabaho sa ika-21 siglo, mula sa pakikipag-usap sa pagitan ng mga miyembro ng koponan hanggang sa pagpaplano sa susunod na ilang buwan na halaga ng mga proyekto. Ang problema, siyempre, ay sa edad ng mga smartphone at tablet, tila imposible na idiskonekta mula sa trabaho para sa anumang kahabaan ng oras. Ang email sa iyong smartphone ay isang kahilingan para sa karamihan ng mga kumpanya, ngunit nangangahulugan ito na maabot ng iyong employer ang kaagad sa anumang oras. Ang bawat tao'y nararapat sa isang pahinga mula sa trabaho at oras na malayo sa mga email, tawag at lahat ng mga medium na komunikasyon na napakahirap nating iwanan. Kung nasa bakasyon ka man o gusto mo ng ilang oras ng kalidad kasama ang pamilya o mga kaibigan, ang pagtatakda ng isang Outlook sa labas ng mensahe ng opisina ay ang unang hakbang upang iwanan ang trabaho sa isang sandali. Narito kung paano ito gagawin.

Tingnan din ang aming artikulo Dropbox Vs Google Drive - Alin ang Mas mahusay?

Bakit abala sa isang mensahe ng opisina?

Ang pag-set up ng isang mensahe ng opisina ay maaaring hindi mapaligaya ang iyong boss, ngunit kahit papaano, papayagan nito ang lahat sa iyong komunidad sa trabaho at mga tagalabas na sinusubukan mong maabot ang iyong pakikipag-usap. Kaya bakit mahalaga na mag-set up ng isang mensahe ng opisina? Well, sa pagiging totoo, may ilang mga kadahilanan:

Mahusay na kaugalian na hayaan ang mga kasamahan, tagapamahala at mga customer na wala ka sa contact para sa isang naibigay na oras. Ito ay totoo lalo na kung nagbabakasyon ka nang mas mahaba kaysa sa ilang araw.

Ito ay propesyonal . Kung ang isang tao ay nangangailangan ng iyong tulong sa isang bagay o ang isang customer ay may isang query, na ipaalam sa kanila na wala ka sa paligid para sa isang na haba ng oras ay makakatulong sa kanila. Alam nila na dapat silang maghintay hanggang sa bumalik ka o makakalapit sa ibang tao. Parehong makakatulong sa negosyo at sa iyo.

Sinasabi nito sa mga tao na hindi ka bug . Kung nagtakda ka ng isang mensahe sa opisina, alam ng mga tao na nagbabakasyon ka, kumukuha ng personal na oras o anupaman. Ang mga ito ay mas malamang na tumawag o SMS ka pagkatapos nito.

Nagbibigay ito sa iyong boss ng isang mas kaunting bagay upang magreklamo tungkol sa . Kung nagtatrabaho ka para sa isang hinihingi na boss at nais na bumalik, makakakuha ka ng paglaban. Ngunit kung nilalaro mo ang laro at kumilos ng propesyonal, kakaunti ang magagawa nila mula sa isang pananaw sa disiplina.

Kung mayroong isang bagay na mahalaga pagdating sa trabaho, tinitiyak na lagi mong kinakatawan ang iyong sarili bilang isang propesyonal sa pinakatanyag na kahulugan.

Magtakda ng isang Outlook sa labas ng mensahe ng opisina

Ang pagtatakda ng mensahe ng tugon sa opisina ay naiiba nang bahagya depende sa kung gumagamit ka ng Outlook 2016 o mas maaga o sa Outlook sa loob ng Office 365. Tatakpan ko pareho.

Outlook 2016 at mas maaga

Mayroong ilang mga hakbang sa proseso ngunit ito ay medyo prangka na gawin.

1. Lumikha ng isang bagong email at isulat ang iyong tugon sa opisina. Isama ang Out of Office sa paksa ngunit iwanan ang blangko ng patutunguhan.
2. Piliin ang File at I-save bilang.
3. I-save bilang template ng Outlook kung saan sinasabi nito I-save bilang uri.
4. Piliin ang Pamahalaan ang Mga Batas at Alerto at piliin ang account na nais mong ilapat ang mensahe.
5. Piliin ang Bagong Batas.
6. Piliin ang Ilapat ang panuntunan sa mga mensahe na natanggap ko at pindutin ang Susunod.
7. Piliin ang Kung saan ang aking pangalan ay nasa kahon ng To at pindutin ang Susunod at pagkatapos ay kumpirmahin ang popup.
8. Piliin ang tugon gamit ang isang tukoy na template at i-click ang link sa teksto sa ibaba ng pane.
9. Piliin ang template na ginawa mo nang mas maaga at piliin ang Buksan. Mag-click sa Susunod.
10. Piliin ang maliban kung ito ay isang awtomatikong tugon upang maiwasan ang pagpapadala ng mga awtomatikong tugon sa mga awtomatikong tugon. Mag-click sa Susunod.
11. Bigyan ang patakaran ng isang makabuluhang pangalan at tiyakin na I-on ang patakaran na ito ay nasuri.
12. Piliin ang Tapos na at pagkatapos ay OK.

Ito ay lilikha ng labas ng opisina ng auto reply at itakda ito nang aktibo. Habang tinukoy ng prosesong ito ang account na kung saan ay magiging aktibo, maaari mo ring itakda itong aktibo sa lahat ng mga email account. Kapag binuksan mo ang panuntunan sa hakbang 11, sa ilalim ay mayroon kang mga pagpipilian upang piliin ang patakaran upang maging aktibo sa lahat ng mga account. Paganahin ito kung kailangan mo at makatipid.

I-off ang Outlook sa mensahe ng opisina

Kapag bumalik ka mula sa bakasyon o anuman ang iyong ginawa, kailangan mong tandaan upang i-off ang iyong autoreply.

1. Piliin ang File sa Outlook.
2. Piliin ang Pamahalaang Mga Panuntunan at Alerto at piliin ang mga patakaran ng Email.
3. Piliin ang account at alisan ng tsek ang kahon sa tabi ng iyong autoreply rule.
4. I-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago.

Ngayon ay opisyal kang bumalik sa giling!

Mag-set up ng isang mensahe sa labas ng opisina sa Office 365

Ginagamit ng mga account sa Office 365 ang Exchange kung saan ginagamit ang account sa POP, IMAP o Exchange. Ang proseso ay higit sa lahat ngunit magkakaiba ng sapat upang ma-garantiya ang sarili nitong walkthrough.

1. Piliin ang File at Awtomatikong Mga Tugon mula sa loob ng Outlook.
2. Piliin ang Magpadala ng awtomatikong mga tugon.
3. Magtakda ng isang timescale kung gusto mo. Ito ay kapaki-pakinabang para sa mga nakalimutan na uri tulad ng sa akin na iniiwan ang kanilang autoreply aktibo kahit na bumalik sila.
4. Tiyaking aktibo ang tab na Inside my Organization at idagdag ang iyong mensahe.
5. Piliin ang Labas ng Aking Samahan at magdagdag din ng isang kaugnay na mensahe doon. Depende sa kung sino ang nag-email sa iyo mula sa labas ng mundo, maaaring kailanganin mong suriin ang Aking Mga Contact lamang kung hindi man ang mga email ay ipapadala sa lahat, kabilang ang mga newsletter, abiso at kahit na spam.
6. Piliin ang OK sa sandaling kumpleto upang maisaaktibo.

Ang proseso ay medyo mas maikli kaysa sa Outlook 2016 ngunit pareho ang resulta. Ang kakayahang magtakda ng isang timescale ay malinis at bilang isang gumagamit ng Outlook 2016, inaasahan ko na ang tampok na ito ay papunta sa bersyon na iyon sa lalong madaling panahon.

I-off ang iyong mensahe sa opisina sa Office 365

Kung hindi mo nais na gamitin ang timer, bumalik nang maaga o kailangang kanselahin ang iyong mensahe sa opisina, maaari mong.

1. Buksan ang Outlook at piliin ang File.
2. Piliin ang Awtomatikong mga Tugon at i-highlight ang labas ng panuntunan sa opisina.
3. Piliin ang Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon.

Ito ay hihinto sa Exchange ng pagpapadala ng mga mensahe kaagad kaya tiyaking handa ka nang tumugon sa sandaling hindi mo ito paganahin.

Ngayon alam mo kung paano maglagay ng isang Outlook sa labas ng mensahe ng tanggapan ay walang dahilan na huwag kumuha ng mas maraming oras sa trabaho. Buti na lang kasama yan!