Maaari bang magamit ang Gmail bilang isang libreng solusyon para sa mga pangangailangan ng help desk ng iyong kumpanya?
Mga Solusyon sa Tradisyonal na Tulong sa desk
Ang ilang mga solusyon ay maaaring isama ang Kayako eSupport o IssueTrak, upang libre ang mga solusyon tulad ng Help Desk Lite. Ang isang site na tinatawag na Open Source Helpdesk List nakalista out (tulad ng maaari mong nahulaan) bukas na mapagkukunan ng help desk na solusyon.
Karaniwan, ang mga ganitong uri ng solusyon ay may paraan ng pag-piping ng mga email sa isang partikular na email address nang diretso sa sistema ng pag-tiket. Kaya, ang isang customer ay nagpapadala ng isang email, dumating sa isang kahon ng email, pagkatapos ay isinaayos sa sistema ng tiket, nagtalaga ng isang numero ng tiket, at umupo sa pila para sa paghawak ng mga kawani ng kumpanya.
Kung ito ay isang pampublikong email address, bubukas ito ng mga problema sa spam, gayunpaman. At ang mga solusyon sa server ay hindi maaaring hawakan nang maayos ang papasok na spam.
OK, Ngunit ang Gmail?
Tunay na ang Gmail ay isang libreng sistema ng email na batay sa web. Ngunit, mayroon itong ilang mga bagay na pupunta para dito:
- Ito ay libre.
- Ipinagmamalaki nito ang hindi kapani-paniwala na pagtuklas ng spam at pag-filter
- Nagbibigay ito ng magagandang paraan ng pag-aayos at pag-label ng mga papasok na mensahe.
- Ang mga thread ng pag-uusap ay awtomatikong pinagsama, na ginagawang madaling sundin ang bawat kahilingan hanggang sa resolusyon.
Kaya, Paano Namin Gagamitin ang Gmail Para sa Ito?
Ang unang bagay na kailangan mong gawin ay masuri ang mga pangangailangan ng iyong help desk software. Marami ka bang departamento? Kailangan mo bang talagang magtalaga ng mga numero ng tiket? Kailangan mo ba ng isang knowledgebase?
Kung kailangan mo ng mga numero ng tiket na nakatalaga? Hindi ka matutulungan ng Gmail doon. Gayundin, ang Gmail ay walang naka-embed na paraan ng paglikha ng isang nalalaman na mga nakaraang katanungan. Ngunit, hindi nangangahulugan na hindi ka maaaring lumikha ng iyong sariling FAQ o magkahiwalay na alam.
Ipagpalagay nating nais mong gamitin ang Gmail. Lumikha ng isang account sa Gmail at subukang gumamit ng isang pangalan para sa account na kung saan ay descriptive hangga't maaari. Maaari mo ring nais na lumikha ng maraming mga account sa Gmail upang ang bawat departamento sa iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng pagmamay-ari nito. Ang pagpipiliang ito, muli, ay depende sa iyong mga pangangailangan. Kung ang iyong kumpanya ay maliit, marahil mayroon kang isang tao na naghihiwalay sa mga papasok na mensahe sa naaangkop na departamento (uri ng tulad ng isang sekretarya). O marahil ang bilang ng mga tao sa iyong pangkat ay maliit, kaya't maaari kang sumang-ayon lamang sa kung paano ayusin ang mga mensahe sa account. Kung magkakaroon ka ng maraming mga kahilingan, gayunpaman, baka gusto mong mag-set up ng maraming mga account sa Gmail.
Gusto mong mag-set up ng isang paunawa sa bakasyon sa Gmail. Hindi mo ito gagamitin bilang paunawa sa bakasyon, gayunpaman. Gagamitin mo ito bilang isang awtomatikong pagkilala sa papasok na tiket. Isang paraan ng pagsasabi sa iyong customer na, oo, natanggap ang kanilang mensahe. Upang i-set up ito, pumunta sa Mga Setting. Piliin ang pindutan ng radio upang i-on ang tagatugon sa bakasyon, pagkatapos ay i-type ang mensahe na nais mong ipadala.
Gusto mong mag-set up ng isang email account sa iyong sariling domain para sa mga hangarin na kumilos bilang iyong pampublikong email address. Marahil ay hindi mo nais ang iyong mga customer na nag-email sa iyo sa isang address ng GMAIL.COM dahil maaaring masiraan ang paniwala ng hindi propesyonal. Kaya, set up ang iyong sariling email account at gamitin ang Gmail bilang iyong email client upang kunin lamang ang mga email sa iyong server. Upang gawin iyon, pumunta sa Mga Setting -> Mga Account. Sa ilalim ng "Kumuha ng Mail Mula sa Ibang Mga Account", piliin ang "Magdagdag ng isa pang mail account". Makakakuha ka ng isang popup kung saan maaari mong ipasok ang email address na nais mong suriin ng Gmail. Pagkatapos mong ipasok ang username, password at address ng server para sa isang koneksyon POP3 sa email account na iyon. Inirerekumenda kong pipiliin mong tanggalin ng Gmail ang mensahe mula sa server kapag na-download ito sa Gmail.
Susunod, at mula rin sa Mga Setting -> tab ng mga account, nais mong gawin ang email na email na iyong papalabas na email. Kung hindi mo, pagkatapos ang lahat ng mga email na ipinadala mo mula sa Gmail ay magkakaroon ng Gmail.com bilang ang address ng pagbabalik. Kaya, ipasok ang iyong email sa kumpanya sa Gmail bilang isang entry sa ilalim ng "Magpadala ng Mail Bilang". Magpapadala ang Gmail ng isang code ng kumpirmasyon sa email address na ito. Kunin ang code na mula sa email na nakukuha mo, isaksak ito sa Gmail, at mula doon maaari kang magpadala ng email mula sa Gmail gamit ang account na iyon. Itakda ang bagong address na ito bilang iyong default na papalabas na email account.
Kapag tapos na ito, walang sasabihin sa iyo na gumagamit ka ng Gmail maliban kung maghukay sila sa mga header ng email.
Susunod, nais mong mag-set up ng ilang mga label na gagamitin mo upang ayusin ang mga mensahe. Marahil ang mga label para sa bawat departamento. Marahil ang mga label para sa kung ang mensahe ay naihawakan, maipasa, o naghihintay pa rin ng tugon. Ang mga label na nilikha mo ay nasa sa iyo, ngunit planuhin muna ito sapagkat ito ang mga label na papunta sa Gmail sa isang organisadong platform para sa mga papasok na mensahe sa halip na isang malaking gulo ng mga katanungan.
Maaari mo ring gamitin ang mga filter ng Gmail upang maisaayos ang iyong mga mensahe.
Paano Dapat Isumite ng Mga Customer ang Mga Kahilingan?
Ang dalawang pangunahing pagpipilian ay ang paggamit ng isang form na batay sa web o direktang mai-publish ang email address sa iyong website. Malinaw, kung direkta mong mai-publish ang address, ang address ay malamang na mapili ng mga spider at mailagay sa mga listahan ng spam. Gayunpaman, ang pag-filter ng spam ng Gmail ay napakahusay at malamang na hindi ka makakakuha ng maraming spam sa iyong inbox.
Kung gumagamit ng form, mag-ingat na huwag hard-code ang linya ng paksa ng email sa email. Ang kakayahang pag-thread ng Gmail ay isa sa mga makapangyarihang bagay na ginagawang isang disenteng solusyon sa desk ng tulong at magkatulad na mga linya ng paksa ay maling mag-grupo sa lahat sa isang thread. Kaya, gayunpaman ginagawa mo ito, siguraduhin na ang customer ay maaaring lumikha ng kanilang sariling linya ng paksa kapag nagpapadala sa iyo ng isang kahilingan.
Tingnan Natin Higit pa sa Gmail
Napakaganda ng Gmail, ngunit ang iba pang mga solusyon ng Google ay gumagawa din ng Google ng isang mahusay na platform para sa iyong mga pangangailangan sa komunikasyon sa negosyo. Halimbawa, ang pag-set up ng isang account sa Gmail ay naglalagay din ng pag-access para sa Google Calendar (na maaaring magamit bilang isang kalendaryo ng kumpanya pati na rin ang mga paalala ng gawain). Maaari mong gamitin ang Google Docs upang maimbak ang dokumentasyon kung paano hahawak ang ilang uri ng mga kahilingan na maaaring dumating mula sa mga customer. Maaari mong gamitin ang Google Chat upang makipag-chat sa gitna ng mga kawani. Maaari mong gamitin ang Google Sites bilang isang intranet sa korporasyon, pag-iimbak ng mga pamamaraan ng kumpanya at iba pang dokumentasyon doon mismo sa web. Maaaring magamit ang Mga Grupo ng Google bilang isang pribadong listahan ng email para sa buong kumpanya.
Kaya, makikita mo, ang mga libreng serbisyo ng Google ay maaaring gumawa ng mahusay na mga solusyon para sa isang maliit na negosyo. Kailangan mong mag-isip sa labas ng kahon ng kaunti. ????
